SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN

2.1 Pengertian

Persediaan adalah aktiva (barang)

1. Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.
   
2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
   
3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses prduksi atau pemberian jasa.
   

2.2 Karakteristik Persediaan

1. Prsediaan adalah semua barang milik entitas pemerintah daerah yang disimpan di gudang atau tempat penyimpanan lain oleh entitas pemrintah daerah untuk mendukung kegiatan operasinal entitas pemerintah daerah.
   
2. Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali.
   
3. Persediaan mencakup barang jadi, barang dalam proses, bahan baku serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.
   
4. Persediaan ekspor-impor adalah persediaan barang ekspor-impor milik entitas pemerintah daerah yang dibeli dengan perjanjian FOB Shipping Point.
   

Kelompok Persediaan :

1. Persediaan barang jadi
   
2. Persediaan barang habis pakai
   
3. Persediaan suku cadang
   

Dalam hal pemerintah memproduksi sendiri persediaan juga meliputi barang yang digunakan dalam proses produksi seperti bahan baku, pembuatan alat –alat pertanian.

Persediaan dapat meliputi

1. Barang konsumsi
   
2. Amunisi
   
3. Bahan untuk pemeliharaan
   
4. Suku cadang
   
5. Persediaan untuk tujuan strategis atau berjaga – jaga
   
6. Pita cukai dan leges
   
7. Bahan baku
   
8. Barang dalam proses atau setengah jadi
   
9. Tanah atau bangunan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat.
   
10. Hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat.
    

Dalam hal pemerintah menyimpan barang untuk tujuan cadangan strategis seperti cadangan energi ( misalnya minyak) untuk tujuan berjaga –jaga seperti cadangan pangan (misalnya beras), barang dimaksud diakui sebagai persediaan.

Hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat antara lain berupa sapi, kuda, ikan, benih padi, dan bibit tanaman.

 

2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

1. Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur yang baku.
   
2. Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan.
   
3. Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.
   

2.4 Kebijakan Akuntansi Persediaan

Persediaan dapat dinilai pada :

1. Harga pembelian terakhir apabila diperoleh dengan pembelian.
   
2. Harga standar bila diperoleh dengan memproduksi sendiri.
   
3. Harga/nilai wajar atau estimasi nilai penjualannya apabila diperoleh dengan cara seperti donasi.
   
4. Persediaan bahan baku dan perlengkapan yang dimiliki oleh proyek swakelola dan dibebankan ke suatu perkiraan aktiva untuk bangunan dalam pengerjaan tidak dimasukkan sebagai persediaan dalam kelompok aktivalancar.
   

Pengakuan :

1. Persediaan diakui pada saat diterima atau hak kepemilikannya/kepenguasaannya berpindah.
   
2. Pada akhir periode akuntansi, persediaan dicatat berdasarkan hasil inventarisasi fisik.
   
3. Persediaan bahan baku dan perlengkapan yang dimiliki dan akan dipakai dalam pekerjaan pembangunan fisik yang dikerjakan secara swakelola, dimasukkan sebagai perkiraan aset untuk kontruksi dalam pengerjaan, dan tidak dimasukkan sebagai persediaan.
   

Pengukuran :

1. Biaya perolehan apabila diperoleh dengan pembelian. Biaya perolehan persediaan meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya penanganan, dan biaya lainnya yang secara langsung dapat dibebankan pada perolehan persediaan. Potongan harga, rabat, dan lainnya yang serupa mengurangi biaya perolehan. Nilai pembelian yang digunakan adalah biaya perolehan persediaan yang terakhir diperoleh.
   
2. Biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri. Biaya standar persediaan meliputi biaya langsung yang terkait dengan persediaan yang diproduksi dan biaya overhead tetap dan variabel yang dialokasikan secara sistematis, yang terjadi dalam proses konversi bahan menjadi persediaan.
   
3. Nilai wajar, apabila diperoleh dengan cara lainnya seperti donasi/ rampasan.
   

 

Pengungkapan :

Persediaan disajikan sebesar nilai moneternya. Dalam Catatan Ringkas Barang (CRB) harus diungkapkan :

• Kebijakan akuntansi yang digunakan dalam pengukuran persediaan;
  
• Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan yang digunakan dalam pelayanan masyarakat, barang atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi, barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat, dan barang yang masih dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat;
  
• Kondisi persediaan;
  
• Hal-hal lain yang perlu diungkapkan berkaitan dengan persediaan, misalnya persediaan yang diperoleh melalui hibah atau rampasan.
  

Dalam penyusunan laporan keuangan, Persediaan dengan kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam Neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK).

2.5 Elemen Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Sistem dan prosedur akuntansi persediaan pada SKPD meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi yang dimulai dari pencatatan, penggolongan, sampai pada paeringkasan transaksi persediaan dalam rangka pertanggungajwaban pelaksanaan APBD yang berkaitan dengan transaksi persediaan pada SKPD.

1. Fungsi yang terkait
   

A. Fungsi yang terkait pada sistem dan prosedur akuntansi persediaan pada SKPD terdiri atas fungsi akuntansi pada PPK-SKPD.

Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut :

• Mencatat transaksi-transaksi pendapatan, belanja, aset dan selain Kas berdasarkan bukti-bukti yang terkait.
  
• Memposting jurnal-jurnal pendapatan, belanja, aset dan selain kas ke dalam buku besarnya masing-masing.
  
• Membuat laporan keuangan, yang terdiri dari: Laporan Realisasi Anggaran, Neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan.
  

B. Fungsi yang terkait dalam penerimaan barang yaitu

• Penyedia Barang yang bertugas mengirimkan barang dalam spesifikasi dalam kontrak.
  
• Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan yang bertugas membuat daftar pemeriksaan dan penerimaan barang, membuat mekanisme pemeriksaan dan penerimaan barang, memeriksa kemasan, kuantitas, spesifikasi dan garansi dan jaminan purna jual barang yang diterima dari penyedia barang, dan menyerahkan barang yang telah diperiksa dan diterima kepada sub bagian gudang.
  
• Sub Bagian Gudang yang bertugas mencatat dan menerima barang dari Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan dan melakukan penyimpanan barang dengan baik.
  

 

1. Dokumen yang digunakan
   

• Bukti memorial yang merupakan dasar pencatatan kedalam jurnal.
  
• Jurnal yang merupakan catatan yang diselnggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat semua transaksi pnerimaan kas, pengeluaran kas, dan transaski nonkas.
  
• Buku besar persediaan yang merupakan ringaksan catatan (posting) yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk menggolongkan transaksi persediaan.
  
• Buku besar pembantu persediaan yang merupakan ringkasan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk menggolongkan transaksi – transaski persediaan menurut rincian yang dianggap perlu.
  

1. Laporan yang dihasilkan
   

• Neraca Saldo
  
• Laporan keuangan meliputi Neraca, Catatan atas laporan keuangan ( Calk) dan Laporan Realisasi Anggaran
  
• Laporan Persediaan
  

 

Aktivitas Pengendalian

1. Telusuri saldo persediaan yang tercantum dalam neraca saldo persediaan pada buku besar untuk memperoleh keyakinan bahwa saldo persediaan yang tercantum di neraca didukung dengan catatan akuntansi yang dapat dipercaya.
   
2. Hitung kembali saldo akun perseiaan didalam buku besar untuk memperoleh keyakinan mengenai ketelitian perhitungan akun saldo persediaan.
   
3. Telusuri posting pendebitan dan pengkreditan akun persediaan ke jurnal yang bersangkutan. Pendebitan dalam berbagai akun persediaan kemudian ditelususri ke jurnal buku besar pembantu persediaan, ataubuku besar persediaan. Selanjutnya, pengkreditan ke akun tersebut ditelusuri ke jurnal atau buku besar dari bahan habis pakai, atau ke buku besar pembantu guna memperoleh keyakinan bahwa mutasi penambahan dan pengurangan persediaan.
   
4. Memerikasa saldo awal akun persediaan ke kertas kerja tahun lalu. Pemerikasa melakukan pegujian terhadap transaksi rinci yang menyangkut akun persediaan guana memperoleh keyakinan atas kebenaran saldo awal kedua akun tersebut.
   
5. Lakukan rekonsiliasi buku besar pembantu persediaan dengan akun kontrol persediaan yang bersangkutan di dalam buku besar guna memperoleh keyajkinan bahwa catatan akuntansi yang berkaitan dengan persediaan dapat dipercaya ketelitiannya.
   

 

Prosedur Pembelian Persediaan

1. Bagian gudang memeriksa catatan persediaan untuk barang-barang yang harus diisi kembali dan menyiapkan surat permintaan pengadaan barang yang dikirimkan ke bagian pengadaan barang dan diarsipkan.
   
2. Bagian pengadaan barang menyusun dokumen…..
   
3. Berdasarkan….., pihak ketiga akan memasukan tawaran kepada fungsi pengadaan barang untuk melaksanakan kerjasama operasi.
   
4. Fungsi pengadaan barang (pejabat/panitia pengadaan) akan mengevaluasi penawaran kemudian menunjuk atau menetapkan pemenang kontrak ( pihak ketiga) sebagai rekanan pengadaan barang.Surat keputusan tersebut akan dikirimkan ke bagian kontrak.
   
5. Kemudian Bagian kontrak menmbuat kontrak /perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga.
   

3.2 Prosedur Pemeriksaan,Penerimaan, dan Penyimpanan Persediaan :

1. Setelah berakhirnya proses evaluasi penawaran yang dilaksanakan oleh Panitia / Pejabat Pengadaan, maka Panitia / Pejabat Pengadaan harus menyerahkan BoQ (Bill of Quantity) definitif kepada Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang. Hal ini diperlukan, agar Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang memiliki acuan awal dalam melaksanakan proses pemeriksaan dan penerimaan barang, sebelum kontrak selesai diproses.
   
2. Berpedoman pada BoQ (Bill of Quantity) definitif tersebut, Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang membuat daftar pemeriksaan barang dan daftar penerimaan barang.
   
3. Setelah proses pembuatan kontrak selesai dilaksanakan, Sub Bagian Kontrak harus menyerahkan 1 (satu) copy kontrak kepada Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang, sebagai dasar dalam melaksanakan proses pemeriksaan dan penerimaan barang.
   
4. BoQ (Bill of Quantity) definitif yang sebelumnya diserahkan oleh Panitia / Pejabat Pengadaan Barang harus dicocokkan oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang dengan BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak untuk menghindari adanya ketidaksesuaian spesifikasi barang yang akan diterimanya. Apabila terjadi perbedaan antara BoQ (Bill of Quantity) definitif dengan BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus menjadikan BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak sebagai acuan dalam proses pemeriksaan dan penerimaan barang, dengan selanjutnya merubah daftar penerimaan barang yang sebelumnya telah dibuat.
   
5. Setelah Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang menerima kontrak dari Sub Bagian Kontrak, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus mempelajari dan memahami substansi (isi) dari kontrak bersangkutan, untuk dibuatkan suatu mekanisme pemeriksaan dan penerimaan barang.
   
6. Apabila penyedia barang telah memulai pengiriman barang ke UPT Logistik, maka barang-barang yang dikirim oleh penyedia barang harus diperiksa terlebih dahulu oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang. Dimana proses pemeriksaan barang harus berpedoman pada spesifikasi dan kuantitas (jumlah) barang sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang. Sebelum dilaksanakan proses pemeriksaan barang, Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus meminta surat jalan dari penyedia barang.
   
7. Jika dari proses pemeriksaan barang terdapat spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut harus ditolak oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang dan dikembalikan kepada penyedia barang untuk diganti sesuai dengan spesifikasi yang seharusnya. Penolakan dan pengembalian barang harus disertai dengan daftar penolakan dan pengembalian barang.
   
8. Apabila barang yang dikirim oleh penyedia barang menyertakan masa garansi, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus meminta Kartu Garansi atas barang kepada penyedia barang. Apabila barang yang dikirim oleh penyedia barang menyertakan jaminan masa purna jual, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus Surat Pernyataan Jaminan Masa Purna Jual atas barang kepada penyedia barang.
   
9. Apabila barang yang diperiksa oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang telah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus menerima barang yang telah diperiksa, untuk dicantumkan dalam daftar penerimaan barang sementara. Setelah Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang mencantumkan barang yang diterima dalam daftar penerimaan barang sementara, maka surat jalan harus diparaf oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau panitia penerima barang untuk selanjutnya dijadikan sebagai lampiran daftar penerimaan barang sementara.
   
10. Barang-barang yang telah diterima oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang, selanjutnya diserahkan kepada Sub Bagian Gudang. Penyerahan barang harus dituangkan dalam daftar penyerahan barang untuk Gudang.
    
11. Setelah seluruh proses pengiriman barang selesai dilaksanakan oleh penyedia barang, Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang mengumpulkan seluruh daftar penolakan dan pengembalian barang, daftar penerimaan barang sementara dan daftar penyerahan barang untuk Gudang, untuk dilakukan proses rekapitulasi sebagai berikut :
    
    1. Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus melakukan pengecekan kembali atas seluruh proses pemeriksaan dan penerimaan barang yang telah dilakukan. Apabila proses penerimaan barang telah 100 % (seratus persen) dilaksanakan, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus membuat Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Barang.
       
    2. Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus melakukan pengecekan kembali atas seluruh proses serah terima barang untuk Gudang. Apabila proses serah terima barang untuk Gudang telah 100 % (seratus persen) dilaksanakan, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus membuat Berita Acara Serah Terima Barang Untuk Gudang.
       

3.3 Prosedur Pencatatan Akuntansi Persediaan :

1. Fungsi akuntansi dalam hal ini adalah PPK SKPD mengidentifikasi transaksi persediaan berdasarkan bukti transaksi seperti kartu persediaan, berita acara penerimaan barang, SK mutasi barang, dl. Dokumen tersebut berasal dari fungsi…., fungsi pengadaan barang dan fungsi kontrak.
   
2. Berdasarkan bukti transaksi tersebut dibuat bukti memorial yang menghasilkan dokumen bukti memorial. Bukti memorial sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai tanggal transasksi dan/atau kejadian, kode rekening, uraian transaksi dan/atau kejadian, dan jumlah rupiah.
   
3. Kemudian bukti memorial dicatat dalam jurnal. Buku juranal tersebut diarsipkan sementara.
   
4. Secara periodik jurnal atas transaksi persediaan diposting ke dalam buku besar.
   
5. Berdasarkan buku besar, PPK SKPD membuat Neraca saldo dan menghasilkan neraca saldo SKPD.
   
6. Berdasarkan neraca saldo dibuat laporan keuangan SKPD.
   

   
    

3.3 Jurnal Persediaan

1. Nilai Persediaan akhir semester ini > dari nilai Persediaan akhir semester lalu:
   

   Dr. <Nama Perkiraan Persediaan>        Rpxxx
   

   Cr. Cadangan Persediaan                Rpxxx
   

   Rpxxx adalah sebesar selisih nilai persediaan yang disajikan di neraca akhir semester lalu dengan nilai persediaan akhir semester ini)
   

2. Nilai Persediaan akhir semester ini < dari nilai Persediaan akhir semester lalu:
   

   Dr. Cadangan Persediaan            Rpxxx
   

   Cr. <Nama Perkiraan Persediaan>            Rpxxx
   

   Rpxxx adalah sebesar selisih nilai persediaan yang disajikan di neraca akhir semester lalu dengan nilai persediaan akhir semester ini)
   

3. Pembelian persediaan
   

   Dr. <Nama Perkiraan Persediaan>         Rpxxx
   

       Cr. Kas                        Rpxxx
   

4. Pemakaian Persediaan
   

   Dr. Biaya<nama Perkiraan Persediaan>    Rpxxx
   

       Cr. <Nama Perkiraan Persediaan>            Rpxxx
   

5. Perbaikan Persediaan
   

   Dr. Biaya PemeliharaanPersediaan        Rpxxx
   

       Cr. <Nama Perkiraan Persediaan>            Rpxxx