SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP

Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau yang harus dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi entitas pemerintah, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal entitas pemerintahan, dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Aktiva memiliki wujud, sehingga sering kali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangible fixed assets).

Prosedur aktiva tetap bertujuan untuk :

1. Memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai aktiva tetap mulai dari pengakuan sampai pada proses pelepasannya.

2. Memberikan informasi mengenai aktiva tetap yang diperoleh dengan cara membeli, membangun sendiri, BOT, atau didapat dari donasi/hibah/sumbangan.

3. Menghasilkan catatan mengenai aktiva tetap yang andal dan dapat dipercaya.

4. Memperhitungkan alokasi biaya untuk penyusutan aktiva tetap, umur ekonomis, dan metode penyusutan yang digunakan.

Aktiva tetap baru dapat dicatat sebagai aktiva daerah pada saat diterima dan hak kepemilikan berpindah ke pemerintah daerah. Dasar penilaian aktiva tetap ada tiga. Pertama, aktiva tetap dinyatakan di neraca pada nilai historis atau harga perolehan. Jika penilaian aktiva tetap dengan menggunakan nilai historis tidak memungkinkan, maka nilai aktiva tetap didasarkan pada harga perolehan yang diestimasikan. Kedua, harga perolehan aktiva tetap yang dibangun dengan cara swakelola meliputi biaya langsung untuk tenaga kerja, bahan baku, serta biaya tidak langsung termasuk biaya perencanaan dan pengawasan, perlengkapan, tenaga listrik, sewa peralatan, dan semua biaya lainnya yang terjadi berkaitan dengan pembangunan hingga aktiva tersebut siap digunakan. Ketiga, jika biaya perolehan suatu aktiva tetap dinyatakan dalam valuta asing, maka nilai rupiah akan ditetapkan berdasarkan nilai tukar (kurs tengah BI) pada saat perolehan.

PROSEDUR PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

3.1 Prosedur Umum

Menurut Permendagri No.13/2006 Bab XI Pasal 253 prosedur akuntansi terhadap Aktiva Tetap yaitu:

1. Prosedur akuntansi terhadap aset SKPD meliputi pencatatan dan pelaporan akuntansi atas perolehan, pemeliharaan, rehabilitasi, perubahan klasifikasi, dan penyusutan terhadap aset tetap yang dikuasai atau digunakan oleh SKPD.
   

1. Pemeliharaan aset tetap yang rutin dan berkala tidak dikapitalisasi.
   
   1. Rehabilitasi yang bersifat sedang dan berat dikapitalisasi apabila memenuhi salah satu kriteria menambah volume, menambah kapasitas, meningkatkan fungsi, meningkatkan efisiensi dan/atau menambah masa manfaat.
      
   2. Perubahan klasifikasi aset tetap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa perubahan aset tetap ke klasifikasi selain aset tetap atau sebaliknya.
      
   3. Penyusutan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) merupakan penyesuaian nilai sehubungan dengan penurunan kapasitas dan manfaat dari suatu aset tetap.

3.2 Metode Penyusutan

1. Setiap aset tetap kecuali tanah dan kontruksi dalam pengerjaan dilakukan penyusutan yang sistematis sesuai dengan masa manfaatnya.
   
2. Metode penyusutan yang dapat digunakan antara lain:
   
   1. Metode garis lurus (straight line method)
      
   2. Metode saldo menurun ganda (double declining balance method)
      
   3. Metode unit produksi (unit of production method)
      
3. Metode garis lurus sebagaimana dimaksudkan pada ayat (2) huruf a merupakan penyesuaian nilai aset tetap dengan membebankan penurunan kapasitas dan manfaat aset tetap yang sama setiap periode umur ekonomis aset tetap berkenaan.
   
4. Metode saldo menurun ganda sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan penyesuaian nilai aset tetap dengan membebankan penurunan kapasitas dan manfaat aset tetap yang lebih besar pada periode awal pemanfaatan aset dibandingkan dengan periode akhir sepanjang umur ekonomis aset tetap berkenaan.
   
5. Metode unit produksi sebagaimana dimaksudkan pada ayat (2) huruf c merupakan penyesuaian nilai aset tetap denagn membebankan penurunan kapasitas dan manfaat aset tetap berdasarkan unit produksi yang dihasilkan dari aset tetap berkenaan.
   
6. Penetapan umur ekonomis aset tetap dimuat dalam kebijakan akuntansi berpedoman pada perundang-undangan.
   

3.3 Prosedur Penerimaan

1. Setelah berakhirnya proses evaluasi penawaran yang dilaksanakan oleh Panitia/Pejabat Pengadaan, maka Panitia/Pejabat Pengadaan harus menyerahkan BoQ (Bill of Quantity) definitif kepada Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/ Penerima Barang. Hal ini diperlukan, agar Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang memiliki acuan awal dalam melaksanakan proses pemeriksaan dan penerimaan barang, sebelum kontrak selesai diproses.
   
   1. Berpedoman pada BoQ (Bill of Quantity) definitif tersebut, Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang membuat daftar pemeriksaan barang dan daftar penerimaan barang.
      
2. Setelah proses pembuatan kontrak selesai dilaksanakan, Sub Bagian Kontrak harus menyerahkan 1 (satu) copy kontrak kepada Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang, sebagai dasar dalam melaksanakan proses pemeriksaan dan penerimaan barang.
   
   1. BoQ (Bill of Quantity) definitif yang sebelumnya diserahkan oleh Panitia/Pejabat Pengadaan Barang harus dicocokkan oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang dengan BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak untuk menghindari adanya ketidaksesuaian spesifikasi barang yang akan diterimanya. Apabila terjadi perbedaan antara BoQ (Bill of Quantity) definitif dengan BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/ Penerima Barang harus menjadikan BoQ (Bill of Quantity) dalam kontrak sebagai acuan dalam proses pemeriksaan dan penerimaan barang, dengan selanjutnya merubah daftar penerimaan barang yang sebelumnya telah dibuat.
      

3.4 Prosedur Pemeriksaan

1. Setelah Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang menerima kontrak dari Sub Bagian Kontrak, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus mempelajari dan memahami substansi (isi) dari kontrak bersangkutan, untuk dibuatkan suatu mekanisme pemeriksaan dan penerimaan barang.
   
2. Apabila penyedia barang telah memulai pengiriman barang ke UPT Logistik, maka barang-barang yang dikirim oleh penyedia barang harus diperiksa terlebih dahulu oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang. Dimana proses pemeriksaan barang harus berpedoman pada spesifikasi dan kuantitas (jumlah) barang sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang. Sebelum dilaksanakan proses pemeriksaan barang, Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus meminta surat jalan dari penyedia barang.
   
3. Jika dari proses pemeriksaan barang terdapat spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut harus ditolak oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang dan dikembalikan kepada penyedia barang untuk diganti sesuai dengan spesifikasi yang seharusnya. Penolakan dan pengembalian barang harus disertai dengan daftar penolakan dan pengembalian barang.
   
4. Apabila barang yang dikirim oleh penyedia barang menyertakan masa garansi, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus meminta Kartu Garansi atas barang kepada penyedia barang. Apabila barang yang dikirim oleh penyedia barang menyertakan jaminan masa purna jual, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus Surat Pernyataan Jaminan Masa Purna Jual atas barang kepada penyedia barang.
   
5. Apabila barang yang diperiksa oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang telah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus menerima barang yang telah diperiksa, untuk dicantumkan dalam daftar penerimaan barang sementara. Setelah Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang mencantumkan barang yang diterima dalam daftar penerimaan barang sementara, maka surat jalan harus diparaf oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau panitia penerima barang untuk selanjutnya dijadikan sebagai lampiran daftar penerimaan barang sementara.
   

3.5 Prosedur Penyerahan (Internal)

1. Barang-barang yang telah diterima oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang, selanjutnya diserahkan kepada Sub Bagian Gudang. Penyerahan barang harus dituangkan dalam daftar penyerahan barang untuk Gudang.
   
2. Setelah seluruh proses pengiriman barang selesai dilaksanakan oleh penyedia barang, Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang mengumpulkan seluruh daftar penolakan dan pengembalian barang, daftar penerimaan barang sementara dan daftar penyerahan barang untuk Gudang, untuk dilakukan proses rekapitulasi sebagai berikut :
   
   1. Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus melakukan pengecekan kembali atas seluruh proses pemeriksaan dan penerimaan barang yang telah dilakukan. Apabila proses penerimaan barang telah 100% (seratus persen) dilaksanakan, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus membuat Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Barang.
      
   2. Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus melakukan pengecekan kembali atas seluruh proses serah terima barang untuk Gudang. Apabila proses serah terima barang untuk Gudang telah 100% (seratus persen) dilaksanakan, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa/Penerima Barang harus membuat Berita Acara Serah Terima Barang Untuk Gudang.
      

3.6 Sistem dan Prosedur Akuntansi

Sistem dan prosedur akuntansi aktiva tetap dilaksanakan di SKPD dan SKPKD. Hal tersebut diatur dalam pasal 255 – 258 Permendagri Nomor 13 Tahun 2006.

3.3.1 Sistem dan Prosedur Akuntansi di SKPD

1. Prosedur akuntansi dilaksanakan oleh PPK-SKPD (Pejabat Pengelola Keuangan-SKPD) serta pejabat pengurus dan penyimpan barang SKPD.
   
2. PPK-SKPD membuat bukti memorial berdasarkan bukti transaksi dan /atau kejadian. Bukti memorial tersebut dicatat ke dalam jurnal dan sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai jenis/nama aktiva tetap, kode rekening, klasifikasi, nilai tetap, serta tanggal transaksi dan/atau kejadian.
   
3. Bukti memorial harus dilampiri dengan dokumen-dokumen:
   

   - Berita acara penerimaan barang
   

   - Berita acara serah terima barang
   

   - Berita acara penyelesaian pekerjaan
   

4. Jurnal tersebut secara periodik diposting ke buku besar rekening yang bersangkutan dan setiap akhir periode semua buku besar ditutup sebagai dasar penyusunan laporan keuangan SKPD.
   

3.3.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi di SKPKD

1. Prosedur akuntansi dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada SKPKD.
   
2. Prosedur akuntansi meliputi serangkaian proses pencatatan dan pelaporan akuntansi atas perolehan, pemeliharaan, rehabilitasi, penghapusan, pemindahtanganan, perubahan klasifikasi, dan penyusutan terhadap aktiva tetap yang dikuasai/digunakan oleh SKPKD, yang dapat dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi komputer.
   
3. Fungsi akuntansi SKPKD membuat bukti memorial berdasarkan bukti transaksi dan /atau kejadian. Bukti memorial tersebut dicatat ke dalam jurnal dan sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai jenis/nama aktiva tetap, kode rekening, klasifikasi, nilai tetap, serta tanggal transaksi dan/atau kejadian.
   
4. Bukti memorial harus dilampiri dengan dokumen-dokumen:
   

   - Berita acara penerimaan barang
   

   - Surat keputusan penghapusan barang
   

   - Surat keputusan mutasi barang (antar SKPKD)
   

   - Berita acara pemusnahan barang
   

   - Berita acara serah terima barang
   

   - Berita acara penilaian
   

   - Berita acara penyelesaian pekerjaan
   

5. Jurnal tersebut secara periodik diposting ke buku besar rekening yang bersangkutan dan setiap akhir periode semua buku besar ditutup sebagai dasar penyusunan laporan keuangan SKPKD.
   
6. Prosedur akuntansi digunakan sebagai alat pengendali dalam pengelolaan aktiva tetap yang dikuasai/digunakan SKPD dan/atau SKPKD.